Heizkostenverordnung: Funkablesung und neue Pflichten ab 2027

Die novellierte Heizkostenverordnung (HeizkostenV) schreibt vor, dass künftig alle Verbrauchserfassungsgeräte wie Heizkostenverteiler, Wasserzähler und Wärmezähler fernauslesbar (per Funk) sein müssen. Hintergrund ist die Umsetzung der EU-Energieeffizienzrichtlinie (EED) in deutsches Rechtditech-haustechnik.de. Damit sollen der Energieverbrauch transparenter gemacht und Einsparpotenziale durch regelmäßige Verbrauchsinformationen gehoben werden. Im Folgenden fassen wir die wichtigsten Regelungen zur Funkablesung zusammen und erläutern, welche Pflichten ab 2026/2027 auf Eigentümer und Verwalter zukommen.

Zeitplan der novellierten Heizkostenverordnung: Neue Messgeräte seit 2021 nur noch mit Funkablesung; bis Ende 2026 Umrüstung aller Alt-Geräte; ab 2027 Pflicht zur monatlichen Verbrauchsinformation; bis 2031 Interoperabilität aller Geräte sicherstellen.

Funkablesbare Verbrauchserfassung – was schreibt die HeizkostenV vor?

Die Heizkostenverordnung wurde Ende 2021 geändert, um fernablesbare Messtechnik zur Norm zu machen. „Fernablesbar“ bedeutet laut Verordnung, dass ein Gerät ohne Wohnungszutritt abgelesen werden kannbuzer.de. Konkret regelt § 5 HeizkostenV („Ausstattung zur Verbrauchserfassung“):

• Neue Geräte nur mit Funkablesung: Seit 1. Dezember 2021 dürfen bei Neuinstallation von Zählern oder Heizkostenverteilern nur noch Geräte eingebaut werden, die aus der Ferne ausgelesen werden können. Dadurch entfällt die aufwändige Wohnungsbegehung zur jährlichen Ablesung. Ausnahme: Wird nur ein einzelnes Gerät in einem bestehenden, sonst nicht funkfähigen System ersetzt, darf dieses ausnahmsweise noch ohne Funk seinwohnen-im-e. Dieses Schlupfloch soll verhindern, dass bei einer kleinen Reparatur gleich das gesamte Mess-System ausgetauscht werden muss – es verliert aber Ende 2026 an Bedeutung (siehe unten).
• Datenschutz und Sicherheit: Die Funk-Messtechnik muss den aktuellen Datenschutz- und IT-Sicherheitsstandards entsprechen. Insbesondere schreibt § 5 Abs. 2 HeizkostenV vor, dass neue Geräte die Anforderungen des Messstellenbetriebsgesetzes erfüllen müssen: Ab dem 1. Dezember 2022 dürfen nur noch fernablesbare Zähler installiert werden, die interoperabel sind und sich sicher an ein Smart-Meter-Gateway (SMGW) anbinden lassen. Interoperabel bedeutet herstellerübergreifend kompatibel – etwa damit beim Wechsel des Ablesedienstes die Funkzähler weiterhin ausgelesen werden können. Zudem müssen die Lieferanten dem Eigentümer die notwendigen Zugangsschlüssel (Verschlüsselungscodes) kostenlos zur Verfügung stellen. Diese Anforderungen sollen Hersteller-Monopole verhindern und die Datensicherheit gewährleisten.
• Monatliche Verbrauchsinformation: Wo bereits fernauslesbare Geräte installiert sind, gilt seit 1. Januar 2022 eine Informationspflicht für Gebäudeeigentümer. Gemäß § 6a HeizkostenV müssen Mieter nun monatlich über ihren Heizwärme- und Warmwasserverbrauch informiert werden. Die sogenannte unterjährige Verbrauchsinformation (UVI) kann per E-Mail, Webportal, App oder notfalls postalisch erfolgen. Sie enthält neben den aktuellen Verbrauchsdaten auch Vergleiche zum Vormonat, Vorjahr und Durchschnittshaushalten, um Einsparpotenziale aufzuzeigen. Diese Pflicht entfällt nur, solange noch keine Funkgeräte installiert sind – spätestens ab 2027 wird sie jedoch für nahezu alle Gebäude relevant (siehe unten).

Austauschpflicht: Alte Geräte bis Ende 2026 nachrüsten

Müssen alte, nicht funkbasierte Geräte ausgetauscht werden? – Ja. Die Heizkostenverordnung sieht eine klare Übergangsfrist bis 31. Dezember 2026 vor. Spätestens zu diesem Datum müssen alle vorhandenen Heizkostenverteiler, Wasser- und Wärmezähler entweder nachträglich mit Funk ausgerüstet oder durch fernablesbare Geräte ersetzt werden. Diese Nachrüstpflicht betrifft insbesondere noch verbreitete Verdunsterröhrchen und ältere elektronische Zähler ohne Funk. Ab dem 1. Januar 2027 ist der Einsatz von nicht-fernauslesbarer Messtechnik gesetzlich nicht mehr zulässig.

Dabei gilt es zwei Sonderfälle zu beachten:

• Technische Unmöglichkeit oder unzumutbare Härte: Laut § 5 Abs. 3 HeizkostenV besteht ausnahmsweisekeine Nachrüstpflicht, „wenn dies im Einzelfall wegen besonderer Umstände technisch nicht möglich ist oder durch unangemessenen Aufwand […] zu einer unbilligen Härte führen würde“. Das heißt, wenn z. B. bauliche Gegebenheiten eine Funkausstattung partout nicht zulassen oder die Kosten außergewöhnlich hoch wären, kann der Eigentümer im Einzelfall von der Pflicht abweichen. Diese Hürde liegt jedoch hoch; im Regelfall wird eine Umrüstung technisch machbar und wirtschaftlich zumutbar sein.
• Bereits funkbereite Alt-Geräte: Einige Liegenschaften haben in den letzten Jahren schon elektronische Funkzähler eingebaut. Allerdings genügen ältere Modelle unter Umständen nicht den neuen Interoperabilitäts- und SMGW-Vorgaben. Hier greift § 5 Abs. 4 HeizkostenV: Fernablesbare Geräte, die bis 1. Dezember 2022installiert wurden, müssen erst bis Ende 2031 die neuesten Anforderungen erfüllen (Nachrüstung oder Tausch). Für diese frühen Geräte gibt es also eine längere Übergangsfrist, um z. B. per Software-Update oder Geräteaustausch kompatibel zu werden. Wer hingegen nach Ende 2022 Funkzähler einbaut, muss von Anfang an die Standards (interoperabel, SMGW-fähig) einhalten.

Wichtig für Eigentümer: Die Umrüstung kann entweder durch Austausch der Geräte oder – falls möglich – durch Nachrüsten bestehender Geräte mit Funkmodulen erfolgen. Einige elektronische Heizkostenverteiler lassen sich z. B. durch Aufstecken eines Funkmoduls aufrüsten. Dies kann kostengünstiger sein als komplette Neugeräte. Sprechen Sie mit Ihrem Messdienstleister (Techem, Ista, Brunata etc.), welche Optionen für Ihren Bestand bestehen. Die Kosten der Geräte und ihres Betriebs dürfen als umlagefähige Betriebskosten in der Heizkostenabrechnung berücksichtigt werden (u. a. Miete/Gebrauchsüberlassung der Messgeräte und Verbrauchserfassungskosten nach § 7 HeizkostenV). Vermieter tragen zwar zunächst die Investition, können aber z. B. im Rahmen der jährlichen Heizkostenabrechnung die Mietkosten der Funkgeräte an die Nutzer weitergeben.

Pflichten für Eigentümer und Verwalter ab 2027

Ab 2027 greifen die neuen Regeln flächendeckend. Für Vermieter, Hauseigentümer und Verwalter bedeutet das vor allem:

• Vollständige Umstellung auf Funkablesung: Nach Ablauf der Übergangsfrist dürfen nur noch fernablesbare Zähler in Betrieb seinener. Eigentümer müssen also bis Ende 2026 gehandelt haben. Ab 2027 ist es ihre Pflicht, die jährliche Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung ausschließlich auf Basis funkabgelesener Verbrauchsdaten zu erstellen. Die manuelle Vor-Ort-Ablesung durch Dritte gehört dann der Vergangenheit an. In der Praxis sollten Sie schon vor 2026 alle notwendigen Gerätewechsel beauftragen, um Fristen einzuhalten. Insbesondere größeren Liegenschaften oder Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) ist eine frühzeitige Planung zu empfehlen. Verwaltungen sollten entsprechende Beschlüsse vorbereiten und die Finanzierung (etwa über die Instandhaltungsrücklage oder per Umlage) sicherstellen.
• Monatliche Verbrauchsinformation ab 2022/2027: Sobald ein Gebäude mit Funkmesstechnik ausgestattet ist, muss der Vermieter den Nutzern mindestens monatlich deren Verbrauchsdaten mitteilen (§ 6a HeizkostenV). Viele professionelle Abrechnungsdienste bieten hierfür Portallösungen oder automatisierte E-Mails an. Wichtig: Ab 2027 werden nahezu alle Mietgebäude dieser Pflicht unterliegen, da dann überall Funktechnik vorhanden sein muss. Eigentümer, die bis dahin noch keine unterjährigen Verbrauchsinfos versendet haben, müssen spätestens 2027 damit beginnen, um gesetzeskonform zu bleibenwohnen-im-eigentum.de. Dabei genügt es nicht, die Daten nur bereitzustellen – die Mieter müssen aktiv informiert werden (z. B. Benachrichtigung, dass neue Daten im Webportal abrufbar sind).
• Sanktionsrisiken bei Verstößen: Die HeizkostenV schafft ein neues Kürzungsrecht für Mieter, falls Vermieter ihre Pflichten verletzen. Gemäß § 12 Abs. 1 HeizkostenV dürfen Mieter ihren Heizkostenanteil um 3 % pro Verstoß mindern, wenn entgegen § 5 Abs. 2/3 keine fernablesbare Ausstattung installiert wurde oder wenn die geforderte Verbrauchsinformation nach § 6a nicht vollständig mitgeteilt wird. Diese 3 %-Kürzung kommt zusätzlich zur bereits bekannten 15 %-Kürzung in Ansatz, falls überhaupt nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wurde. Im Extremfall könnten Mieter also bis zu 18 % (bzw. 21 % laut einiger Quellen) ihrer Heizkosten zurückbehalten, wenn sowohl keine Verbrauchserfassung nach Vorschrift erfolgt als auch keine Infos bereitgestellt werden. Für Vermieter heißt das: Compliance ist dringend geboten, um finanzielle Einbußen und Streitigkeiten zu vermeiden. Neben Mieterkürzungen drohen unter Umständen auch Bußgelder von Aufsichtsbehörden, da es sich um gesetzliche Vorgaben handelt.

Praktische Auswirkungen auf den Gebäudebestand

Was bedeutet die Funkablesungs-Pflicht praktisch für bestehende Gebäude? Zunächst einen organisatorischen und finanziellen Mehraufwand für Eigentümer und Verwalterobjego.de. In der Übergangsphase bis 2026 sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Bestandsaufnahme: Prüfen Sie zeitnah, welche Zähler im Gebäude bereits funkfähig sind und welche nicht. Viele neuere elektronische Heizkostenverteiler (insbesondere mit zwei Fühlern) haben oft schon Funkmodule oder können nachgerüstet werden. Ältere Verdunsterröhrchen und einfühlige Verteiler müssen definitiv ersetzt werden. Dasselbe gilt für Wasserzähler und Wärmemengenzähler ohne Fernauslesung.
• Planung der Umrüstung: Erstellen Sie einen Zeitplan für den schrittweisen Austausch oder die Nachrüstung bis spätestens Ende 2026. Gerade wenn Sie zahlreiche Wohnungen verwalten, ist eine etappenweise Umrüstung(z. B. pro Liegenschaft oder Strang) sinnvoll, um nicht alle Geräte auf einmal tauschen zu müssen. Achten Sie dabei auf die Eichfristen: Viele Zähler müssen ohnehin alle 5 bzw. 6 Jahre geeicht oder ersetzt werden. Diese Wartungsintervalle können genutzt werden, um auf Funktechnik umzusteigen, wodurch keine zusätzlichen Eingriffe außerhalb des regulären Austauschrhythmus nötig sind.
• Wahl der Technik und des Dienstleisters: Stellen Sie sicher, dass neue Geräte den Anforderungen der HKVO entsprechen – also funkfähig, interoperabel und SMGW-kompatibel sind. Setzen Sie möglichst auf OMS-fähige(Open Metering System) Geräte, da diese herstellerübergreifende Kompatibilität gewährleisten. Lassen Sie sich von Messdienstleistern beratenditech-haustechnik.de, welche Lösungen für Ihr Gebäude optimal sind. Viele Anbieter bieten Funk-Heizkostenverteiler im Mietmodell an, sodass die sofortigen Investitionskosten gering bleiben und auf die Betriebskosten umgelegt werden können.
• Informationslogistik einrichten: Planen Sie, wie Sie die monatlichen Verbrauchsinformationen bereitstellen. Im einfachsten Fall übernimmt das Ihr Abrechnungsdienst digital. Verfügen Sie nicht über einen solchen Service, müssen Sie ggf. selbst monatliche Ablesungen aus dem Funksystem auslesen (z. B. per Walk-by/Drive-by oder via Gateway) und den Mietern zuleiten. Stellen Sie sicher, dass Sie aktuelle Kontaktdaten der Mieter haben und eine datenschutzkonforme Lösung (E-Mail-Verteiler, Webportal mit Login, o. Ä.) implementieren. Denken Sie daran, die Mieter zu informieren, wo und wie sie auf die Daten zugreifen können.
• Kommunikation mit Mietern: Informieren Sie Ihre Mieter frühzeitig über die geplante Umstellung auf Funkablesung. Betonen Sie die Vorteile: keine lästigen Ablesetermine mehr, höhere Ablesegenauigkeit und Transparenz durch regelmäßige Verbrauchsinformationditech-haustechnik.de. Weisen Sie auch darauf hin, dass die Maßnahme gesetzlich vorgeschrieben ist. Akzeptanzprobleme (etwa Sorge vor Funkstrahlung oder Datenschutz) lassen sich oft durch Aufklärung ausräumen – z. B. darüber, dass die Funkmodule nur sehr selten senden und Daten verschlüsselt übertragen.

Für Wohnungseigentümergemeinschaften bedeutet die neue Regelung, dass die Gemeinschaft bzw. der Verwalter die Nachrüstung veranlassen muss. Da es sich um eine gesetzliche Pflicht handelt, kann ein entsprechender Beschluss in der Regel mit einfacher Mehrheit gefasst werden. Es empfiehlt sich, das Thema spätestens 2024/2025 auf die Agendazu nehmen, um Fristen einzuhalten. Besteht in Einzelfällen Unsicherheit, ob eine Ausnahmeregelung greift (z. B. Härtefallklausel), sollte rechtlicher Rat eingeholt werden – im Zweifel ist es sicherer, die Funktechnik einzubauen, um Sanktionen zu vermeiden.

Übergangsfristen und Ausnahmen

Zusammenfassend hier die wichtigsten Fristen und Ausnahmen rund um die Funkablesungs-Pflicht laut Heizkostenverordnung:

• Seit 1. Dezember 2021: Neue Heizkostenverteiler, Wärme- und Wasserzähler nur noch als fernablesbare Geräte einbauenobjego.de. (Ausnahme: einzelner Zählertausch in altem Systembuzer.de.) Außerdem müssen seit diesem Datum zusätzliche Informationen in jeder Heizkostenabrechnung angegeben werden (z. B. Energieträgermix, CO₂-Emissionen).
• Seit 1. Dezember 2022: Neu installierte Geräte müssen jetzt fernablesbar und interoperabel sowie SMGW-kompatibel sein. Ebenfalls seit Ende 2022 gilt: Wenn im Gebäude schon Funkgeräte vorhanden sind, muss der Vermieter den Mietern mindestens monatlich Verbrauchsinformationen zur Verfügung stellen(Übergang von vierteljährlicher auf monatliche Info gemäß § 6a HeizkostenV).
• Bis 31. Dezember 2026: Bestehende nicht-funkfähige Messtechnik nachrüsten oder ersetzen. Diese Übergangsfrist gibt Eigentümern fünf Jahre ab Inkrafttreten der Novelle, um sämtliche Zähler auf Fernablesung umzustellen. Bis dahin dürfen z. B. traditionelle Verdunstungsröhrchen noch genutzt werden – ab 2027 nicht mehr. Wer bereits elektronische Messgeräte ohne Funk hat, kann in vielen Fällen durch Nachrüstung nachkommen. Achtung: Die Geräte müssen nicht nur funkfähig sein, sondern ab 2027 auch den neuen Standard (interoperabel/SMGW-ready) erfüllen. Daher empfiehlt es sich, direkt kompatible Geräte einzubauen.
• Bis 31. Dezember 2031: Fernablesbare Geräte, die vor Ende 2022 installiert wurden, müssen spätestens bis Ende 2031 auf Interoperabilität und SMGW-Anbindung nachgerüstet werden. Diese lange Frist ist eine Übergangsregelung für frühere Funktechnik, die zwar fernauslesbar ist, aber ggf. nicht alle neuen Schnittstellenanforderungen erfüllt. Neuere Geräte (Installation ab 2023) müssen von vornherein interoperabel sein und fallen nicht unter diese Frist.
• Ausnahmen von der HKVO-Pflicht: Bestimmte Gebäude und Konstellationen sind generell von der Heizkostenverordnung ausgenommen. § 11 HeizkostenV nennt als Ausnahmen u. a. Zweifamilienhäuser, in denen der Eigentümer eine Wohnung selbst bewohnt, sowie Gebäude mit Einzelöfen oder Etagenheizungenohne Zentralheizung. In solchen Fällen kann per Mietvertrag eine verbrauchsunabhängige Pauschale vereinbart werden. Diese Ausnahmen gelten weiterhin. Außerdem muss keine Verbrauchserfassung erfolgen, wenn sie nachweislich unwirtschaftlich wäre (unbillige Härte). Für den Großteil der Mehrfamilienhäuser und zentral beheizten Objekte greift die Verordnung jedoch vollumfänglich.

Fazit und praktische Tipps

Die Funkablesung wird ab 2027 zum Standard – Eigentümer und Verwalter sollten sich jetzt darauf einstellen. Nutzen Sie die verbleibende Zeit bis Ende 2026, um Ihre Liegenschaften technisch aufzurüsten. Planen Sie frühzeitig und holen Sie bei Bedarf Angebote verschiedener Messdienstleister ein. Die Investitionen machen sich langfristig bezahlt: Funkablesung spart Zeit und Aufwand, erhöht die Abrechnungsgenauigkeit und liefert Mietern wertvolle Verbrauchsinformationen. Achten Sie darauf, alle neuen Pflichten korrekt umzusetzen, um Sanktionen zu vermeiden. Dann profitieren alle Beteiligten – Vermieter wie Mieter – von mehr Transparenz und Effizienz bei den Heizkosten