Datenschutzerklärung
Stand: 25.04.2026
1. Verantwortlicher
Immo-State Immobilienverwaltung & Immobilienmakler – Ceyhun Demirkol
Ceyhun Demirkol
Alstertor 15
20095 Hamburg, Deutschland
Telefon: +49 176 3450 6335
E-Mail: contact@immo-state.com
2. Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG nach derzeitiger Einschätzung nicht erfüllt sind. Ansprechpartner für Datenschutzanfragen ist Ceyhun Demirkol über die oben genannten Kontaktdaten.
3. Allgemeine Hinweise zu Verarbeitungszwecken und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung vorvertraglicher und vertraglicher Maßnahmen, zur Immobilienverwaltung, zur Immobilienvermittlung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.
Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) sowie, sofern erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
4. Websitebesuch und Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, damit die Website ausgeliefert, stabil betrieben und gegen Missbrauch geschützt werden kann. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Domain/URL, HTTP-Methode, HTTP-Version, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browser-/Geräteinformationen sowie technische Sicherheits- und Betriebsdaten.
Zweck: Bereitstellung der Website, Betriebssicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchs- und Angriffserkennung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren, stabilen und funktionsfähigen Webangebot.
Speicherdauer: Eigene Server-Logfiles speichern wir, soweit technisch durch uns steuerbar, in der Regel 7 bis 14 Tage. Hosting- und Sicherheitsprotokolle des Hosting-Anbieters können nach dessen Angaben zur Betriebs- und Missbrauchserkennung bis zu 90 Tage gespeichert werden.
5. Hosting und Auftragsverarbeitung
Unsere Website wird bei lima-city / TrafficPlex GmbH, Konsul-Smidt-Str. 90, 28217 Bremen, Deutschland, gehostet. Der Hosting-Anbieter verarbeitet technische Verbindungs-, Zugriffs-, Browser-, Geräte-, Betriebs- und Sicherheitsdaten, um den Webspace bereitzustellen, zu warten, weiterzuentwickeln und zu administrieren.
Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Nach Angaben des Anbieters erfolgt die Verarbeitung der von ihm selbst verarbeiteten Daten in Deutschland.
6. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular
Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten, insbesondere Name, Kontaktdaten, Nachricht, Objektbezug, Kommunikationsdaten und Metadaten der Anfrage.
Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Kommunikation, Vorbereitung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses, Dokumentation der Kommunikation.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung von Anfragen.
Speicherdauer: Allgemeine Anfragen löschen wir in der Regel nach 6 bis 12 Monaten, sofern keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.
7. Eigentümer-Login, Benutzerkonten und Verwaltungsportal
Sofern wir ein Eigentümer-, Mieter- oder Verwaltungsportal bereitstellen, verarbeiten wir Registrierungsdaten, Profildaten, Zugangsdaten in verschlüsselter bzw. gehashter Form, Nutzungs- und Zugriffsprotokolle sowie die im Portal bereitgestellten Objekt-, Vertrags-, Abrechnungs- und Kommunikationsdaten.
Zweck: Bereitstellung und Betrieb des Portals, Verwaltung von Immobilien, Dokumentenbereitstellung, Kommunikation, Support, Nachweis und IT-Sicherheit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Kontodaten werden grundsätzlich bis zur Löschung des Kontos bzw. bis zum Ende der Vertragsbeziehung gespeichert. Sicherheitslogs speichern wir in der Regel bis zu 90 Tage; längere Speicherung erfolgt nur bei Sicherheitsvorfällen oder gesetzlichen Pflichten.
8. Immobilienverwaltung
Im Rahmen der WEG- und Mietverwaltung verarbeiten wir insbesondere Daten von Eigentümern, Mietern, Interessenten, Dienstleistern und Ansprechpartnern. Dazu können Name, Anschrift, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Objekt- und Abrechnungsdaten, Zahlungsdaten, Bankverbindungen, Kommunikationsinhalte, Schadens- und Vorgangsdaten sowie Unterlagen zur ordnungsgemäßen Verwaltung gehören.
Zweck: Durchführung der Immobilienverwaltung, Abrechnung, Instandhaltung, Kommunikation, Vertragserfüllung, Erfüllung rechtlicher Pflichten und Wahrung berechtigter Interessen der Eigentümergemeinschaften bzw. Auftraggeber.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Verwaltungs- und Abrechnungsunterlagen speichern wir im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie darüber hinaus, soweit dies zur Rechtsverteidigung oder ordnungsgemäßen Verwaltung erforderlich ist.
9. Immobilienvermittlung, Exposé-Anfragen, Besichtigungen und Immobilienbewertung
Wenn Sie uns wegen Kauf, Verkauf, Vermietung, Anmietung oder Bewertung einer Immobilie kontaktieren, verarbeiten wir insbesondere Name, Kontaktdaten, Such- und Objektinteressen, Kommunikationsdaten, Besichtigungstermine, Nachweise, Maklervertragsdaten, Provisions- und Vertragsdaten sowie – bei Eigentümern oder Auftraggebern – Objektunterlagen wie Grundbuch-, Flur-, Grundriss-, Energieausweis-, Bau-, Miet- und Bewirtschaftungsinformationen.
Zweck: Bearbeitung von Anfragen, Übersendung von Exposés, Durchführung von Besichtigungen, Anbahnung und Durchführung von Maklerverträgen, Objektbewertung, Vermarktung, Nachweis- und Vermittlungstätigkeit, Provisionssicherung sowie Dokumentation.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche und vertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Dokumentation, Nachweisführung, effiziente Vermarktung und Rechtsverteidigung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen.
Speicherdauer: Erfolglos abgeschlossene Interessentenanfragen speichern wir in der Regel 6 bis 12 Monate nach Abschluss des Vorgangs. Maklervertrags-, Provisions-, Buchhaltungs- und steuerlich relevante Unterlagen speichern wir entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
10. Mietinteressenten, Bewerbungsunterlagen und Bonitätsnachweise
Bei Mietinteressenten verarbeiten wir – je nach Stadium des Bewerbungsprozesses – Kontaktdaten, Haushaltsangaben, Angaben zum gewünschten Mietobjekt, Besichtigungs- und Kommunikationsdaten sowie erforderlichenfalls Selbstauskünfte, Einkommensnachweise, Bonitätsinformationen, Nachweise über Mietzahlungen und Identitätsdaten.
Bonitäts- und Einkommensunterlagen fordern wir grundsätzlich erst an, wenn dies für die konkrete Vertragsanbahnung erforderlich ist. Freiwillig übermittelte Unterlagen verarbeiten wir nur zur Prüfung der Mietbewerbung und geben sie nur weiter, soweit dies für die Entscheidung des Vermieters oder Eigentümers erforderlich ist.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und – bei freiwilligen zusätzlichen Angaben oder Einwilligungen – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Speicherdauer: Unterlagen abgelehnter Mietbewerber löschen wir grundsätzlich spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern keine längere Speicherung wegen Rechtsansprüchen, Einwilligung oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Bei Abschluss eines Mietvertrags werden erforderliche Unterlagen in die Vertragsakte übernommen.
11. Pflichten nach dem Geldwäschegesetz (GwG)
Als Immobilienmakler sind wir nach dem Geldwäschegesetz verpflichtet, in bestimmten Fällen Identifizierungs-, Prüf-, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Dies betrifft insbesondere die Vermittlung von Kaufverträgen über Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte sowie Miet- und Pachtverträge, wenn die gesetzlich relevanten Schwellenwerte erreicht werden.
Wir verarbeiten hierfür insbesondere Identitätsdaten, Ausweisdaten, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten, Registerdaten, Vertretungsnachweise, Risikoinformationen und Dokumentationsvermerke.
Zweck: Erfüllung gesetzlicher Pflichten zur Geldwäscheprävention.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem Geldwäschegesetz.
Speicherdauer: GwG-Aufzeichnungen und Belege speichern wir grundsätzlich 5 Jahre. Nach Ablauf der gesetzlichen Fristen werden die Daten gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungspflichten bestehen.
12. Cookies, Einwilligungsmanagement und ähnliche Technologien
Wir setzen technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien ein, soweit sie für den Betrieb der Website, die IT-Sicherheit, die Bereitstellung eines Logins, die Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl oder den Schutz vor Missbrauch erforderlich sind. Die Speicherung oder der Zugriff auf Informationen auf Ihrem Endgerät erfolgt insoweit auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Optionale Cookies und vergleichbare Technologien, insbesondere für Statistik, Marketing, externe Medien, Karten oder Tracking, setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen.
Eine aktuelle Liste der eingesetzten Cookies und Dienste mit Name, Anbieter, Zweck, Rechtsgrundlage und Laufzeit finden Sie in den Cookie-Einstellungen.
13. Externe Dienste, Karten, Medien, Schriftarten, Immobilienportale und Software
Wir binden externe Dienste nur ein, soweit dies für unsere Leistungen erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Werden personenbezogene Daten an externe Anbieter übermittelt, informieren wir Sie nachfolgend oder im Cookie-/Consent-Tool über Anbieter, Zweck, Rechtsgrundlage, Speicherdauer und mögliche Drittlandübermittlungen.
Schriftarten sollten lokal auf dem eigenen Server eingebunden werden. Werden Schriftarten remote von Dritten geladen, ist dies datenschutzrechtlich gesondert zu prüfen und transparent zu informieren.
14. Empfänger und Kategorien von Empfängern
Je nach Vorgang können personenbezogene Daten an folgende Empfänger oder Kategorien von Empfängern übermittelt werden: Hosting- und IT-Dienstleister, E-Mail- und Wartungsdienstleister, Eigentümer, Vermieter, Verkäufer, Kauf- oder Mietinteressenten, Hausverwaltungen, Handwerker, Versorgungs- und Messdienstleister, Banken, Notare, Steuerberater, Rechtsanwälte, Behörden, Gerichte, Versicherungen, Immobilienportale sowie Dienstleister für Bonitätsprüfung, sofern eingesetzt und rechtlich zulässig.
Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie für die genannten Zwecke erforderlich ist, eine Rechtsgrundlage besteht oder Sie eingewilligt haben.
15. Drittlandübermittlungen
Soweit wir Dienste einsetzen, bei denen personenbezogene Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies nur auf Grundlage einer geeigneten Rechtsgrundlage, etwa eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission, Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO oder Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Details ergeben sich aus den jeweiligen Dienstabschnitten und Cookie-Einstellungen.
16. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO) sowie Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Anfragen richten Sie bitte an: contact@immo-state.com
17. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für den rein informatorischen Besuch unserer Website grundsätzlich nicht erforderlich. Für Kontaktanfragen, Maklerleistungen, Verwaltungsleistungen, Besichtigungen, Bewerbungen, Vertragsdurchführung und gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen können bestimmte Angaben erforderlich sein; ohne diese Daten kann die jeweilige Anfrage oder Leistung gegebenenfalls nicht bearbeitet oder erbracht werden.
18. Automatisierte Entscheidungen
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet durch uns nicht statt.
19. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Str. 22
20459 Hamburg
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Telefon: 040 42854-4040
20. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich unsere Datenverarbeitungen, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern.