1. Verantwortlicher
Immo-State Immobilienverwaltung & Immobilienmakler – Ceyhun Demirkol
Ceyhun Demirkol
Alstertor 15
20095 Hamburg
Telefon: +49 176 3450 6335
E-Mail: contact@immo-state.com
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt. Datenschutzanfragen können unmittelbar an die vorstehenden Kontaktdaten gerichtet werden.
2. Hosting und Bereitstellung der Website
Unsere WordPress-Website wird bei der TrafficPlex GmbH, Konsul-Smidt-Straße 90, 28217 Bremen, unter der Marke lima-city gehostet.
Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hostinganbieter insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Domain und URL, HTTP-Methode und Statuscode, übertragene Datenmenge, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Sicherheits- und Betriebsdaten. Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, der Störungsanalyse sowie dem Schutz vor Angriffen und Missbrauch. Die Protokolldaten werden für höchstens 90 Tage gespeichert.
lima-city kann für den Bot- und Missbrauchsschutz den technisch notwendigen Cookie _lcp oder technisch entsprechende Nachfolger setzen. Dieser enthält nach Anbieterangaben einen global gleichen Wert, mit dem geprüft wird, ob der Browser Cookies unterstützt. Er enthält keine individuelle Kennung und wird nicht für Werbung, Reichweitenmessung oder websiteübergreifendes Tracking verwendet.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website. Das Setzen technisch notwendiger Cookies erfolgt gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
3. Einwilligungsverwaltung, WordPress und lokale Schriften
Zur Verwaltung technisch erforderlicher Cookie-Einstellungen verwenden wir Complianz. Dabei können insbesondere die Cookies cmplz_functional, cmplz_statistics, cmplz_preferences, cmplz_marketing, cmplz_banner-status, cmplz_consented_services und cmplz_policy_id gespeichert werden. Sie dokumentieren die getroffene Auswahl und werden regelmäßig für 365 Tage gespeichert.
Technisch notwendige Funktionen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und § 25 Abs. 2 TDDDG. Optionale Dienste werden nur nach einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG aktiviert. Eine Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
WordPress setzt bei Anmeldung technisch notwendige Cookies zur Sitzungsverwaltung und zum Schutz des Benutzerkontos. Diese gelten für die jeweilige Sitzung beziehungsweise bei Auswahl einer dauerhaften Anmeldung regelmäßig bis zu 14 Tage.
Die auf der Website verwendeten Schriften werden lokal bereitgestellt. Beim Abruf wird keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen externen Schriftanbieter hergestellt.
Google Analytics 4
Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 (GA4), einen Webanalysedienst. Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; eine weitere Verarbeitung kann durch Google LLC und verbundene Unternehmen erfolgen.
Zweck der Verarbeitung ist die Reichweitenmessung sowie die Analyse und Verbesserung unseres Webangebots. Dabei können insbesondere aufgerufene Seiten, Ereignisse und Interaktionen, Referrer-URL, ungefähre Standortdaten, Browser-, Geräte- und Betriebssysteminformationen sowie Online- und Cookie-Kennungen verarbeitet werden. Nach Angaben von Google werden einzelne IP-Adressen von Nutzerinnen und Nutzern in der EU nicht protokolliert oder gespeichert; IP-Adressdaten werden zur Ableitung ungefährer Standortdaten verwendet und anschließend sofort gelöscht.
GA4 ist mit Google Site Kit verbunden. Das Statistik-Skript wird durch Complianz erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung zur Kategorie „Statistik" aktiviert. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Über diese Einbindung aktivieren wir keine personalisierte Werbung und kein Remarketing.
Empfänger der Daten sind Google Ireland Limited sowie gegebenenfalls Google LLC und weitere Auftragsverarbeiter. Eine Verarbeitung in den USA oder anderen Drittländern kann nicht ausgeschlossen werden. Google stützt solche Übermittlungen nach eigenen Angaben auf anwendbare Angemessenheitsbeschlüsse und/oder Standardvertragsklauseln. Die Aufbewahrung von Nutzer- und Ereignisdaten ist bei dieser Standard-Property auf höchstens 14 Monate begrenzt; aggregierte Standardberichte können davon unberührt bleiben.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen" mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google sowie in den Hinweisen von Google zu Daten und Datenschutz in der EU.
4. Kontaktformular, E-Mail und Telefon
Bei einer Kontaktaufnahme per Formular, E-Mail oder Telefon verarbeiten wir die mitgeteilten Daten. Im allgemeinen Kontakt- und Verwaltungsformular sind dies insbesondere Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer sowie Angaben zu Anliegen, Objektart, Einheiten, Standort, gewünschtem Beginn und Nachricht. Im Verwalter-Wechselcheck verarbeiten wir zusätzlich Objektadresse, Immobilienart, aktuelle Verwaltungssituation, gewünschten Wechseltermin und die Beschreibung aktueller Probleme oder Anforderungen. Die Formulare verwenden einen lokalen Honeypot-Spamschutz und kein externes reCAPTCHA. Ein gesondertes WPForms-Eintragsarchiv wird nicht angelegt.
Zur Zustellung von Website-Anfragen verwenden wir unsere WordPress-Installation, den dort konfigurierten Mailversand und Microsoft 365 beziehungsweise Exchange Online. Eine zusätzliche dauerhafte Speicherung von Nachrichteninhalten oder Anhängen im Website-System ist nicht vorgesehen. Soweit für eine konkrete Fehleranalyse ausnahmsweise temporäre Website-Protokolle aktiviert werden müssen, werden sie zugriffsbeschränkt und nach Abschluss der Analyse, spätestens nach 30 Tagen, gelöscht.
Die geschäftliche E-Mail-Kommunikation wird über Microsoft 365 beziehungsweise Exchange Online der Microsoft Ireland Operations Limited verarbeitet. Microsoft wird auf Grundlage der für den Dienst geltenden Datenschutzbedingungen und Auftragsverarbeitungsregelungen eingesetzt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist. In anderen Fällen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und Kommunikation.
Anfragen ohne anschließendes Vertrags- oder Verwaltungsverhältnis löschen wir regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein berechtigtes Interesse an der Rechtsverteidigung entgegensteht.
5. Eigentümer- und Kundenportal
Portalzugänge werden ausschließlich für berechtigte Nutzer eingerichtet. Dabei verarbeiten wir insbesondere Benutzername, E-Mail-Adresse, optional Vor- und Nachname, Anmeldezeitpunkte sowie technische Sicherheitsdaten. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern als kryptografischer Prüfwert.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Absicherung des Benutzerkontos sowie zur Durchführung des jeweiligen Verwaltungsverhältnisses. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Kontodaten werden für die Dauer des aktiven Kontos oder Verwaltungsverhältnisses gespeichert. Anschließend werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen. Sicherheitsbezogene Anmeldeprotokolle werden für höchstens 90 Tage gespeichert.
6. Schutz der Website mit Wordfence
Wir verwenden Wordfence zum Schutz der Website und der Benutzerkonten vor Schadsoftware, unberechtigten Zugriffen und Angriffen. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene URL, Browserinformationen, Loginversuche, Benutzername und technische Erkennungsmerkmale verarbeitet werden.
Anbieter ist Defiant, Inc., 1700 Westlake Avenue North, Suite 200, Seattle, Washington 98109, USA. Lokale Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle werden grundsätzlich für höchstens 30 Tage, sicherheitsbezogene Anmeldeprotokolle für höchstens 90 Tage gespeichert.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz unserer Website, Konten und Daten. Soweit Wordfence auf Endgeräten technisch notwendige Informationen speichert oder ausliest, erfolgt dies gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
Nach Angaben des Anbieters werden Übermittlungen in die USA auf die EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO gestützt.
7. Miet-, Gewerbe- und WEG-Verwaltung
Im Rahmen der Miet-, Gewerbe- und WEG-Verwaltung verarbeiten wir – abhängig vom Mandat – Daten von Eigentümern, Wohnungseigentümern, Mietern, Gewerbemietern, Interessenten, Bewohnern, Bevollmächtigten, Dienstleistern und Vertragspartnern.
Hierzu können insbesondere Stamm-, Kontakt-, Vertrags- und Objektdaten, Miet-, Eigentums- und Nutzungsverhältnisse, Bank-, Zahlungs-, Abrechnungs- und Buchungsdaten, Verbrauchs-, Umlage- und Verteilungsdaten, Schäden, Mängel, Reparaturen, Versicherungsfälle, Korrespondenz sowie Termin-, Schlüssel- und Zutrittsinformationen gehören. Bei Wohnungseigentümergemeinschaften können zusätzlich Teilnahme-, Vollmachts-, Abstimmungs-, Beschluss- und Abrechnungsdaten verarbeitet werden.
Wir verarbeiten diese Daten zur Vertragsdurchführung, Objektbewirtschaftung, Buchhaltung und Abrechnung, Organisation von Instandhaltung, Kommunikation mit Beteiligten, Umsetzung von Beschlüssen, Erfüllung rechtlicher Pflichten sowie zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bei gesetzlichen Pflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur ordnungsgemäßen Immobilienverwaltung und Wahrung berechtigter Interessen der Eigentümer oder Gemeinschaften.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir nur, wenn dies im Einzelfall erforderlich ist und eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegt.
Erhalten wir Daten nicht direkt von der betroffenen Person, stammen sie regelmäßig von Eigentümern, Gemeinschaften, Mietern, Bevollmächtigten, Dienstleistern, Behörden oder öffentlich zugänglichen Registern. Erforderliche zusätzliche Informationen nach Art. 14 DSGVO werden im jeweiligen Verwaltungsvorgang bereitgestellt.
8. Immobilienvermittlung, Interessenten und Geldwäscheprävention
Bei Makler- und Vermittlungsleistungen verarbeiten wir Kontakt-, Such-, Objekt-, Vertrags- und Nachweisdaten von Interessenten, Eigentümern und Vertragspartnern. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Unterlagen erfolgloser Interessenten werden regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss des Vorgangs gelöscht, soweit keine Einwilligung, gesetzliche Pflicht oder ein berechtigtes Interesse an der Rechtsverteidigung eine längere Speicherung rechtfertigt.
Soweit wir nach dem Geldwäschegesetz zur Identifizierung verpflichtet sind, verarbeiten wir Identitäts-, Ausweis- und Transaktionsdaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem Geldwäschegesetz. Diese Unterlagen werden grundsätzlich fünf Jahre aufbewahrt.
9. KI-gestützte Arbeitsweise
Angaben aus dem Website-Kontaktformular und dem Portal werden nicht automatisch an einen KI-Dienst übermittelt. Eine KI-gestützte Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur in einem zuvor datenschutzrechtlich und vertraglich freigegebenen System zulässig. Solange eine solche Freigabe für einen Dienst nicht dokumentiert ist, dürfen dort ausschließlich öffentliche, anonymisierte oder synthetische Inhalte verarbeitet werden.
KI-Systeme treffen keine verbindlichen Entscheidungen über Vertragsabschlüsse, Zahlungen, Kündigungen, Mieterauswahl, Bonität, Beschäftigte oder sonstige Maßnahmen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
10. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Personenbezogene Daten erhalten nur Stellen, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Dazu können insbesondere Hosting-, IT-, Sicherheits-, E-Mail- und Wartungsdienstleister, Banken, Versicherungen, Mess- und Abrechnungsdienste, Handwerks- und Gebäudedienstleister, Steuerberater, Rechtsberater, Behörden sowie – soweit erforderlich – Eigentümer oder Wohnungseigentümergemeinschaften gehören.
Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, gelten die Anforderungen des Art. 28 DSGVO. Eine Weitergabe erfolgt nur aufgrund eines Vertrags, einer gesetzlichen Verpflichtung, einer Einwilligung oder eines überwiegenden berechtigten Interesses.
11. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen werden abhängig von der Dokumentart regelmäßig sechs, acht oder zehn Jahre aufbewahrt. Darüber hinaus können Daten bis zum Ablauf gesetzlicher Verjährungsfristen gespeichert werden, wenn sie für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.
12. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, Löschung nach Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, Widerspruch nach Art. 21 DSGVO sowie Widerruf einer Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.
Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an contact@immo-state.com.
13. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22
20459 Hamburg
Telefon: 040 42854-4040
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de